Webdesign Webmarketing

25 astuces pour maitriser Outlook

Microsoft Outlook est un logiciel réputé dans la gestion des mails. Ainsi, il permet de gérer les messageries avec beaucoup plus de professionnalisme. Comment utiliser l’Outlook ? Pour vous aider à mieux maitriser ce logiciel, ce guide vous présente 25 astuces pour approfondir votre connaissance du logiciel Outlook.

1-Quelques raccourcis clavier d’Outlook

Des raccourcis les plus importants, nous avons : Ctrl + 2 qui permet d’ouvrir le calendrier et Ctrl + 3 qui est utilisé pour ouvrir la partie des contacts.

2-Quel raccourci pour créer un nouveau mail ?

Le raccourci Ctrl + V permet de créer un nouvel email à partir du contenu de la presse papier.

3-Mieux organiser votre boite de messagerie

La création d’un nouveau dossier permet de mieux gérer les messages prioritaires. Un clic droit sur la boite réception permet d’exécuter cette action. 

4-Classer systématiquement les mails à la réception

Dans le ruban d’accueil, cliquez sur ‘’ règles ‘’ pour bien ordonner vos messages dans les rubriques spécifiques.

5-Créer des modèles de mails pour envoyer facilement les messages similaires

Cette astuce vous permet d’avoir un stockage de vos messages fréquents et de les transférer facilement.

6- Garder à l’œil vos mails importants

La liste des tâches vous permet de suivre avec intérêt un mail important.

7-Intégrer votre compte Gmail à votre logiciel Outlook

Microsoft Outlook favorise l’utilisation du compte Gmail, grâce à son protocole IMAP.

8-Bien gérer votre messagerie lors d’un voyage

Des nombreuses astuces, celle-ci favorise le maintien d’un bon degré de relation avec votre clientèle. Une fois activée, elle permet de répondre systématiquement aux messages.

9- Signer vos messages

Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez d’abord sur la tâche du fichier, ensuite sur Options puis enfin sur courrier.

10-Personnaliser vos mails

Sur votre office, vous pourrez personnaliser la couleur et la police des textes par défaut.

11-Transférer des mails sur Outlook

Cette astuce permet de prévoir la destination des messages et courriers spécifiques.

12-Accéder à l’emplacement des emails et contacts Outlook

L’ensemble des éléments créer sur Outlook est stocké dans un fichier PST.

13-Envoyer des mails similaires de façon discrète

Cette astuce consiste à ouvrir chaque fois une nouvelle boîte de dialogue afin de masquer les actions précédentes.

14-Réduire les fenêtres de discussion

Une clique sur la rubrique ‘’ fermer automatique les discussions après réponse ‘’ ; permets d’activer cette fonctionnalité.

15-Envoyer les captures d’écrans par mails

Il suffit de sélectionner la rubrique d’insertion de bandeau pour rendre cette fonctionnalité opérationnelle.

16-Régler l’envoi de message simultané

L’option d’envoi de message simultané permet de planifier d’avance, l’heure et la destination des courriers.

17-Activer l’utilisation de Microsoft par défaut

Ce réglage est accessible au niveau du paramètre.

18-Recevoir des notifications à la réception des messageries

L’activation dans cette fonctionnalité dans la barre des tâches améliore le temps de réponse des messages.

19-Supprimer vos mails

Cette fonctionnalité Outlook pour messagerie permet de bien gérer le trafic des courriers.

20-Envoyer des fichiers de plus de 20 M de taille

Pour rendre invalide l’option de limitation de vos courriers ; vous pourrez suivre des tutos à cet effet.

21-Modifier le calendrier Outlook à votre goût

Ces réglages réduisent le stress quotidien lié au travail.

22-Profiter des fonctionnalités avancées du calendrier Outlook

Cet outil est doté d’un langage artificiel très avancé qui exécute intelligemment vos ordres.

23-Créer facilement des raccourcies pour accéder à vos mails

Pour profiter de ces astuces pour bénéficier des prouesses de Microsoft Outlook, activer votre ‘’drag et drap’’.

24-Généraliser vos recherches sur Outlook

Si vous désirez rendre fonctionnelle cette astuce, accéder à la rubrique recherche pour son activation.

25-Explorer également les compléments de Microsoft Outlook

Il vous revient d’ajouter ou non ces fonctionnalités à votre Microsoft Outlook selon vos besoins.